Bölümler | Kategoriler | Konular | Üye Girişi | İletişim

Ekip Nasıl Kurulur? Başarıya Nasıl Gidilir?

Ekip Nasıl Kurulur? Başarıya Nasıl Gidilir?

Girit serdarı Sultanzâde Mehmed’in 29 cemaziyelahir 1056’da vefatına müteakip Serdar olarak vazifelendirilen Hüseyin Paşa, Kandiye kalesi hariç, adanın diğer kısımlarını Osmanlı ülkesine katarak, büyük başarılar elde etmişti. Pehlivan yapısı ve meseleler üzerine cesaretle gitmesinden dolayı kendisine Deli Hüseyin Paşa denilmekteydi.

Deli Hüseyin Paşa namıyla bilinen bu dirayetli paşa, Dördüncü Murad Han’ın dikkatini çektikten sonra Revan ve Bağdat seferlerinde büyük fayda göstermiş, Anadolu Beylerbeyliği, Kaptan-ı Deryalık, Mısır Beylerbeyliği gibi görevlerde başarılara imza atmıştı. Hanya’nın fethine katıldıktan sonra ise ikinci vezirlik payesiyle Girit Adasına Serdar tayin edilmişti. Burada Venediklilerle büyük muharebeler yaptı. Resmo başta olmak üzere Kandiye hariç diğer yerleri fethetti.

Osmanlı tarihinden bir paşanın uzun hayatının kısa özetini anlatan bu paragrafta dikkatinizi çeken bir nokta var mı? Tarihimizde ve İslam tarihinde bunun gibi başarı ve başarısızlık hadiselerini hep okuduk ve okuyoruz. Fetihler yapılıyor, medreseler kuruluyor, camiler inşa ediliyor, yeni kaleler kuşatılıyor, icatlar yapılıyor, imar ve iskan faaliyetleri yanında kanun ve düzenlemelere gidiliyor… Bunları okurken tarihte başarıyı onlarca defa tadan bir milletin ferdi olarak seviniyor, başarısızlıklarını okuduğumuzda ise ibret alıyoruz.

Yalnız, bu fotoğrafta görünmeyen bir nokta var. O da başarıların arkasındaki asıl ekibin hep gizli kalması. Her sefer müthiş bir organizasyon ve ekip işi iken, ekibin kurucusu, yöneticisi ön plana geliyor, başarılar ve başarısızlıklar onun ismi üzerinden kitaplara geçiyor ve bize ulaşıyor. Cezasıyla, mükâfatıyla idarecilerin ön planda olması elbette doğru. Ancak örnek olabilecek ekip çalışmalarının görülebilmesi ve günümüze aktarılabilmesi için işlerin arkasındaki ekibin de bilinmesi gerekiyor. Tarihin tecrübe sayfası, ancak bu şekilde bugünkü yapıda yorumlanabilir.

Bir insanın bir beldeye bedel olduğu ve orayı fethederek bütün bir coğrafyayı kontrol altına aldığı İslam tarihinde çok vakidir. Uzak bir coğrafyaya giderek oradaki insanları İslamiyet ile müşerreflendiren sahebe-i kiramdan zâtlar, hep hayretimizi celbetmişlerdir. Bunun görünen ve görünmeyen birçok sebebi vardır. Onlardan biri de güçlü bir ekip çalışmasıyla işlerin yapılmasıdır. Duanın yanında organizasyon yeteneğinin de bir sonucu olarak Mevla, fetihlerin ve fütuhatların yapılmasına imkân vermiştir.

Peygamber Efendimiz bu hususta “Allah’ın kudreti topluluk üzerinedir.” buyuruyor. Topluluk, grup olarak iş yürütmek, bir işi beraber yapmak, meselelerde cemiyet olarak hareket etmek… Ekip olarak üzerine gidilen işin yanında, Hazreti Allah’ın kudretinin de olması manasına geliyor.

Bir ekip kurmak

Ekip olarak hareket etmenin, grup olarak çalışmanın belli standartları var. Küçük bir hazinesi, kâtibi, bağlı komutanları, teknik donanımı ve bunların sorumlularıyla seferlere çıkan Serdar-ı Ekremler, ekip kurmanın ve başarıya gitmenin, ya da başarısız olmanın tarihten canlı misalleri olarak karşımızda durmaktadırlar. “Bir sefer nasıl düzenlenir?” bizim mevzumuz olmamakla birlikte, bu çalışmada, başarılı bir işin arkasındaki ekibin nasıl kurulduğu, ekibin işleyişi, ortak dilin oluşturulması ve ekip lideri ile ekibi arasındaki ilişkisinin nasıl kurulması gerektiği sorularının cevabını, ilmî ve teknik olarak bulmaya çalışacağız. En sonunda da “Bir ekip nasıl kurulur ve başarıya nasıl gidilir?”in cevabına beraber ulaşacağız.

Ekip mi grup mu? İlk önce buna karar vermek gerekiyor.

Pek çok ses getiren muvaffakiyetlerin arkasında çalışma grupları ve ekiplerin varlığı bir hakikattir. O yüzden grup ve ekip çalışmalarına önemseyerek bakmamız gerekiyor.

Sosyal psikologlar grubu incelerken birbirinden farklı yapılarla karşılaşmışlar. Gruplar beş maddede toplanıyor: “Bütün üyelerin birbirini tanıdığı “aidiyet grubu”, kişinin üyesi olmadığı halde değerlerini model aldığı “referans grubu”, yakın arkadaşlardan oluşan “gerçek gruplar”, bir araştırma, deney ya da bir ağacı yerinden kaldırmak için bir araya gelen insanlardan oluşan “geçici gruplar”, bir problemi çözmek için bir araya gelen ya da gelmek zorunda kalan “durumsal ya da vazife grupları.”

Bir problemi çözmek ya da başarıya giden yolda mesafeleri beraber kat etmek için harekete geçen vazife grupları, ekip olarak tanımlanıyor. Ancak “grup çalışması” ile “ekip çalışması” da birbirinden farklı. Mevzuyu sorduğumuz Kurum Yönetimi Uzmanı Ali İhsan Ağır, grup ile ekip arasındaki farkı şöyle anlatıyor, “Çalışan kendi işlerini ‘Bu, bizim çalışma ortamımız ve bu ortamda yöneticimizden aldığımız işleri yerine getiririz. İş tanımlarımız bellidir. Amirimize karşı sorumluluğumuz işimize karşı sorumluluğumuzla eşittir. Aşamadığımız bir problem olduğunda önce başkanımıza sorarız.’ diye anlatıyorsa, orada grup mantığı vardır.

Ekip mantığı ile iş yapan bir çalışan ise işini şöyle anlatır: ‘Bizim yaptığımız iş, yer, zaman, mekân tanımaz. Amirimize sorumlu olduğumuz gibi birbirimizden de hep destek görürüz. İş tanımlarımızı gerçekleştirebilmek için ekip içerisindeki arkadaşların yardımına ihtiyaç duyarız. Bir problem olduğunda hep beraber üzerine gideriz.’ der. İyi uygulandığında her iki durumda da başarı gelir. Ama ekip olduğu halde grup muamelesi yapmak ya da tersi olursa, problem olur.”

Bu durumu biraz açacak olursak: İşin ekibe havale edilmesi durumunda çalışanlarla ekip başı beraber inisiyatif alırlar. Kararları başta konuştukları gibi kendileri alıp neticeye ulaşmaya çalışırlar. Grup mantığı çalışmada ise karar verme yetkisi yöneticide toplanır. Çalışanlar ona bağlı olarak kendi iş tanımlarını gerçekleştirirler.

Bu iki durumda problemli nokta ekibe havale edilen işin yönetici tarafından grup mantığı ile takip edilmesidir. Karışık durumda yönetici ekibe ve onun işleyişine sürekli müdahalede bulunur. Başarıda kendisine pay çıkartırken, başarısızlık ise ekibin üzerine kalır. Doğru olan karar verme yetkisi, iş takibi ile ödül ve cezanın baştan belirlenmesi ekip çalışanlarını rahatlatır.

Hangi durumlarda ekip çalışmasına ihtiyaç duyulur?

Tanzimat sonrasında Osmanlı Devleti’nin siyasi şartları, bazı mevzularda devleti dıştan baskılara maruz bırakıyordu. Batılı devletler Osmanlı’nın yazılı bir medeni kanunu olmadığından hareketle Fransa’nın “Code civil”ini kabule zorluyorlardı. “Code civil”i Osmanlı Devleti’ne kabul ettirerek kültürel ve siyasi tahakküm ve prestij hareketi Fransız Büyükelçiliği ve bazı paşalar vasıtasıyla devam etti. Ancak buna karşı, milli ve dini bir kanun hazırlanması fikri ağır basıyordu. Lakin bu kolay bir mesele değildi. Kur’an-ı Kerim, Sünnet-i seniye, dört mezhebin görüşleri ve fıkıh bilgisi gerekiyordu. Sadece bu da yetmiyor, bunların tamamının ince ince muamelat (pratik) kısmıyla bilinmesi gerekiyordu. Bunun için Divan-ı Ahkâm-ı Adliye nâzırı Ahmet Cevdet Paşa’nın başkanlığında yedi kişiden oluşan bir ekip kuruldu. İleride uzmanlık alanları nispetinde bu ekibe zaman zaman dâhil olanlar oldu. Ekip, ilk çalışmasına böyle başladı.

Bu tarihi misalde olduğu gibi bir ekip öncelikle zor görevlerin üstesinden gelmek için kurulur. Zor bir süreçten ince bir çıkış yolu bulmak ya da kurum-bu devlet de olabilir- için belirlenen zor bir hedefi gerçekleştirmek için ekip kurulur. Kurulan ekipler her türlü ortamda kendi uzmanlık alanlarının elverdiği kadar, problem ya da hedef odaklı çalışırlar. Ekiplerin ortak bir alanı paylaşmalarına da gerek yoktur, sanal ortamda da ekip kurulabilir.

Mecelle cemiyeti “Kitabü’l Büyû”u (Satın alma) için çalışmalara başladığında Evkâf-ı Hümâyun’dan, Şûra-yı Devletten ve Divan-ı Ahkam-ı Adliyeden farklı bilgi ve tecrübeye sahip kişiler vardı. Mecelle cemiyetinde çalışma yapan ekip elemanları, karşılıklı bir bağlılık içerisinde ortak bir hedef için çalışıyorlardı. Daha önce böyle bir çalışma yapılmadığı için, bu ilk olacaktı.
Sizin kuruluşunuz da belirtilen özelliklere yakın iş yapmak durumunda kaldığında bir ekip çalışmasına ihtiyaç duyabilirsiniz. Burada önemli olan ekip kurucusunun, bu sponsor, idareci ya da patron da olabilir, ortaya çıkan problemi çözmede veya yeni bir hedefe gitmede ekip çalışmasına ihtiyaç duymasıdır. İhtiyaç duyduktan sonraki adım ekibin kurulmasıdır.

Ekip nasıl kurulur? Bir ekip kurma misali

Ortada bir mesele var ve bunun çözülmesi gerekiyor. Ya da önümüzdeki yılın hedefi normalden daha büyük belirlendi ve buna ulaşılması lazım. Kurumun hedefine ulaşmada ona yardımcı olacak yeni bir icadın, innovasyonun yapılması icap ediyor. Bu durumlardan herhangi birini gören yöneticiler bunu bir ekibe havale etmeye karar verdiler. Karar verilme anından itibaren problemler başlar. “Ekip çalışmasında ilk karşılaşılan problemlerle nelerdir?” sorumuza cevap olarak, kurumsal denetim yapan bir firmanın sahibi İsmail Özel Bey şunları anlatıyor:

“Problemin çözümünden rahatsız olacaklar olabilir. Bunlar ilk önce ekibin kurulmasına mani olmaya çalışırlar. Böyle bir ekibe gerek olmadığını ve kurumun bunu kendiliğinden halledebileceğini söylerler. Böyle bir ekipte olmak isteyenler ya da bu ekibe lider olmak isteyenler de kulis çalışmasına başlayabilirler. Bu durumlarda yönetici meseleye sahip çıkar. Sabote etmek isteyenlere karşı mücadele eder. Ve kurulacak ekibin amaçlarını en üst düzeyde savunarak, ekibin başarısını kurumun başarısı olarak görür. Bu işe ehil bir kişiyi ekip başı olarak atar. Bundan sonra çok müdahale etmeden gidişatı takip eder.”

Bir misal:
İnşaat sektöründe yatırım yapan bir firma eğitim sektörüne girmek ister. Fizibilite çalışması yapıldıktan sonra dönemin şartlarına göre dershane sektörüne karar verilir. Firma yeni sektör için emekli bir okul müdürüyle anlaşır. Yer kiralanır faaliyet başlar. Eski okul müdürü kendi çevresini de kullanarak ilk yıl istenilen kayıt başarısına ulaşır. Zaten hedef de zor değildir. Ama ikinci yıl istenilen olmaz, kayıtlar iyi değildir; çünkü bir önceki yıl öğrenciler memnun ayrılmamışlardır. Senenin ortasında dershaneye destek verilir, bir yıl daha eğitimine devam eder. Ancak yine istenilen başarı gelmez.
Birinci aşamada problemi tespit için yönetim danışmanı, eğitimci ve muhasebecilerden bir ekip kurulur. İnceleme yapılır. Müdür yardımcıları yeterince bilgi paylaşımında bulunmazlar. Ekip çalışamaz. İkinci aşamada netice zorlaşınca patron devreye girerek ekibin rahat çalışmasını sağlar. Problem bulunur, öğretmen seçimleri yapılamamış ve öğretmenler kendi aralarında ortak dili bir türlü kuramamışlardır. Üçüncü ve çözüm yerinde ise öğretmenlerin uzmanlıklarına göre yeniden seçilmesine ve kurum içi hizmetlerle öğretmenler arasındaki ortak dilin ve ortak hedefin oluşturulmasında yapılacaklara karar verilir. Ve ekip, çalışmasını bitirir.

Bir misal:
İnşaat sektöründe yatırım yapan bir firma eğitim sektörüne girmek ister. Fizibilite çalışması yapıldıktan sonra dönemin şartlarına göre dershane sektörüne karar verilir. Firma yeni sektör için emekli bir okul müdürüyle anlaşır. Yer kiralanır faaliyet başlar. Eski okul müdürü kendi çevresini de kullanarak ilk yıl istenilen kayıt başarısına ulaşır. Zaten hedef de zor değildir. Ama ikinci yıl istenilen olmaz, kayıtlar iyi değildir; çünkü bir önceki yıl öğrenciler memnun ayrılmamışlardır. Senenin ortasında dershaneye destek verilir, bir yıl daha eğitimine devam eder. Ancak yine istenilen başarı gelmez.

Birinci aşamada problemi tespit için yönetim danışmanı, eğitimci ve muhasebecilerden bir ekip kurulur. İnceleme yapılır. Müdür yardımcıları yeterince bilgi paylaşımında bulunmazlar. Ekip çalışamaz. İkinci aşamada netice zorlaşınca patron devreye girerek ekibin rahat çalışmasını sağlar. Problem bulunur, öğretmen seçimleri yapılamamış ve öğretmenler kendi aralarında ortak dili bir türlü kuramamışlardır. Üçüncü ve çözüm yerinde ise öğretmenlerin uzmanlıklarına göre yeniden seçilmesine ve kurum içi hizmetlerle öğretmenler arasındaki ortak dilin ve ortak hedefin oluşturulmasında yapılacaklara karar verilir. Ve ekip, çalışmasını bitirir.

Ekip çalışmasında karşılaşılan problemler ve çözümler

Ekip çalışmaya başladığında ilk karşılaşılan problem, “Kararları kim verecek?” sorusu ile başlar. Ekip lideri mi? Üyeler mi? Ekibin kurucusu mu? Fikir birliği ile mi kararlar verilecek? Alınan kararlar değiştirilmek istenirse süreç nasıl olacak?

Bu konuda İsmail Özel Bey şunları anlatıyor: “İlk başta bir ekip tüzüğü hazırlanarak karar alma mekanizması ekip üyeleri nezdinde netleştirilir. İkinci olarak görev planlamaları yapılır. Ortaya çıkacak muhtemel problemler için nasıl hareket edileceği belirlenir.”

İsmail Bey, ekip içerisinde muhtemel problemler ve çözüm noktaları hususunda ise şunları anlatıyor: “Kararı kim, nasıl verecek baştan belli olmalı. Ekip ortak hedeften uzaklaşma, ekip kimliğinin oturtulamaması, ekipte eleştiri ve tenkidin kaybolarak farklı düşünmenin ortadan kalkması ve üyeler arasında çıkan ayrışmaları da karşılaştığımız diğer problemlerden birkaçı. Ancak bu problemlerin çözüm noktası yine ekip üyelerinin seçilmesine gidiyor.

“Ekip üyeleri seçilirken, eskilerin aksakallı dedikleri, tecrübe bakımından diğerlerinden önde olan ve yeri geldiğinde güzel üslupla eleştirebilecek bir kişi ekipte olmalıdır.” Ali İhsan Bey ise başarıya gitme hususunda şu tarihi hadiseyi bizimle paylaşıyor:

“Fatih Sultan Mehmed Han İstanbul’u fethe çıktığı sırada ekip içerisinden zaman zaman muhalif olanlar çıkıp mazeret buldular. “Bu sene mevsim şartları çok zor geçiyor, asker zor durumda, Bizans yardım aldı, hadi dönelim, seneye daha çok hazırlanıp geliriz.”

Ekip çalışmaya başladığında ilk karşılaşılan problem, “Kararları kim verecek?” sorusu ile başlar. Ekip lideri mi? Üyeler mi? Ekibin kurucusu mu? Fikir birliği ile mi kararlar verilecek? Alınan kararlar değiştirilmek istenirse süreç nasıl olacak?

Bu konuda İsmail Özel Bey şunları anlatıyor: “İlk başta bir ekip tüzüğü hazırlanarak karar alma mekanizması ekip üyeleri nezdinde netleştirilir. İkinci olarak görev planlamaları yapılır. Ortaya çıkacak muhtemel problemler için nasıl hareket edileceği belirlenir.”

İsmail Bey, ekip içerisinde muhtemel problemler ve çözüm noktaları hususunda ise şunları anlatıyor: “Kararı kim, nasıl verecek baştan belli olmalı. Ekip ortak hedeften uzaklaşma, ekip kimliğinin oturtulamaması, ekipte eleştiri ve tenkidin kaybolarak farklı düşünmenin ortadan kalkması ve üyeler arasında çıkan ayrışmaları da karşılaştığımız diğer problemlerden birkaçı. Ancak bu problemlerin çözüm noktası yine ekip üyelerinin seçilmesine gidiyor.

“Ekip üyeleri seçilirken, eskilerin aksakallı dedikleri, tecrübe bakımından diğerlerinden önde olan ve yeri geldiğinde güzel üslupla eleştirebilecek bir kişi ekipte olmalıdır.” Ali İhsan Bey ise başarıya gitme hususunda şu tarihi hadiseyi bizimle paylaşıyor:

“Fatih Sultan Mehmed Han İstanbul’u fethe çıktığı sırada ekip içerisinden zaman zaman muhalif olanlar çıkıp mazeret buldular. “Bu sene mevsim şartları çok zor geçiyor, asker zor durumda, Bizans yardım aldı, hadi dönelim, seneye daha çok hazırlanıp geliriz.”

Fatih Sultan Mehmet Han, “Tamam, haklısınız; seneye yapalım.” deseydi, fetih belki de nasip olmayacak belki de gecikecekti. Ancak öyle olmadı. Lider konumundaki Fatih Sultan Mehmed ortak hedeften uzaklaşanlara caydırıcı çalışmalar yaparak, sefere katılanların fetih kimliğini yeniden oluşturdu. Akşemseddin Hazretleri’de bu noktada, manevi yönüyle destek oldu. Bu tablo bize ideal ekip profilinin nasıl olması gerektiğini göstermektedir.”

Netice nasıl alınır?

Neticeyi alma hususunda İstanbul’un fethi güzel bir misal. Bunun yanında Mimar Sinan’ın eserleri ve mecelle komisyonu da örnek olabilecek başarılı ekip çalışmaları olarak karşımızda durmaktadır. Mimar Sinan yaklaşık elli yıllık baş mimarlık döneminde 452 mimari esere imza atmıştır. Osmanlı ülkesinin genişliği, ulaşım imkânları ve teknoloji düşünüldüğünde başmimarın her eseri bizzat inşa etmesi kolay gözükmemektedir. En azından ayrıntılarla tek tek uğraşmadığı kesindir. Ancak o bazı yapıların planlarını çizerken, bazılarında ise projeleri gözden geçirmiş, bizzat ya da yardımcıları vasıtasıyla inşaat sürecini takip etmiştir. Kısacası Osmanlı mimari üslûbunun zirveye çıktığı dönemin arkasında Mimar Sinan ve onun usta ekibi vardır.

Neticeye ulaşma noktasında diğer bir misal ise Mecelle komisyonu. On altı kitaptan oluşan ve yaklaşık dokuz yıl süren Mecelle çalışmalarına on dört âlim katılmıştır. Ekip çalışması neticeye götürmüştür ancak burada ekip lideri Ahmed Cevdet Paşa’nın konumu, lider ekip ilişkisi ve neticeye ulaşma noktasında önemli bir hadisenin yaşanmasına sebep olmuştur. O da, ekip çalışması devam ederken, dış baskılar neticesinde yöneticinin bir süreliğine Ahmed Cevdet Paşa’yı Bursa Valiliği’ne atamasıyla olmuştur. Bursa Valiliği’ne atanan ekip liderinin olmadığı dönemde hazırlanan “Kitâbü’l-Vedîa” ilim çevrelerince yeterli görülmemiş ve arkasından Ahmed Cevdet Paşa tekrar ekibinin başına getirilmiştir. Ancak böyle netice alınabilmiştir.

Bu iki misalde ekip çalışması ve neticeye ulaşma noktasında ekip liderinin ve kurucunun ona verdiği desteğin önemi karşımıza çıkmaktadır. Gerçi Mimar Sinan misalinde, mimarın olmadığı dönemin nasıl olduğu ile ilgili elimizde veri olmasa da, öncesi ve sonrasına tesirleri düşünüldüğünde ekip liderinin önemi anlaşılır.

Ekip kimliğinin oluşmasında, ortak ekip dilinin kurulmasında, alternatif düşüncelerin her zaman güçlü tutulmasında, çıkan çatışmaların faydaya dönüştürülmesinde ve ekip kimliğinin sürekli canlı tutularak neticenin alınmasında ekip liderinin önemi büyüktür. Diğer birçok tarihî misalde olduğu gibi Ahmed Cevdet Paşa, Mimar Sinan ve Fatih Sultan Mehmed misalinde de bu durum karşımıza çıkmaktadır.

Ömer Demir / İnsan ve Hayat Dergisi

Makale Köşemiz